Wie kann ich einen ausgehenden Mail-Server für den Versand von Dankes- und Benachrichtigungsmails verbinden (SMTP)?

Warum sollte ich meinen (ausgehenden) Mailserver verbinden?

Einige Funktionen von snapAddy VisitReport benötigen für den Versand von E-Mails einen von Ihnen hinterlegten, ausgehenden Mail-Server. Dazu zählt der automatische Versand von sogenannten „Notification-E-Mails“ beim Export von Besuchsberichten aus der VisitReport-App sowie der Versand von Dankes-Mails an die erfassten Gesprächspartner.

Welche Mail-Server werden von snapAddy unterstützt?

Grundsätzlich können alle Mail-Server verwendet werden, die das SMTP-Protokoll unterstützen. Wir empfehlen den Einsatz eines SMTP-Relay-Servers. Diese werden von verschiedenen externen Anbietern (z.B. SendGrid, Brevo, Mailchimp, etc.) gegen eine geringe Gebühr angeboten, sind auf den vorliegenden Anwendungsfall spezialisiert und unterstützen Verfahren wie SPF und DKIM. Oft sind solche Relay-Server in Unternehmen bereits für den Versand von Newslettern o.ä. vorhanden und können einfach mitbenutzt werden.

Wo kann ich die Zugangsdaten für den E-Mail-Versand hinterlegen?

1. Öffnen Sie die Organisationseinstellungen unter https://app.snapaddy.com/settings/email

2. Hinterlegen Sie hier die SMTP-Zugangsdaten für Ihren ausgehenden E-Mail-Server:
   
   

3. Bitte beachten Sie folgenden Hinweis zu den Absender-Einstellungen: Nicht jede E-Mail-Adresse kann als Absenderadresse eingestellt werden; dies hängt von den jeweiligen Einstellungen des Mail-Servers ab. Prüfen Sie bitte mit Ihrem Administrator, ob das von Ihnen angegebene Benutzerkonto Dankes-Mails im Namen des angegebenen Absenders senden darf. 
   
   
   

4. Klicken Sie auf Konfiguration speichern um die Konfiguration abzuschließen. Sie können nun Dankes- und Benachrichtigungsmails versenden.

Warum wird die Anbindung eines Microsoft-365-Exchange-Servers nicht empfohlen?

Die direkte Anbindung eines Microsoft-365-Servers (Exchange Online) als ausgehender Mail-Server wird nicht empfohlen, da Microsoft den anwendungsbasierten E-Mail-Versand über Exchange Online in mehrfacher Hinsicht einschränkt. Ein dedizierter SMTP-Relay-Server ist die zuverlässigere Option für den Versand von Benachrichtigungs- und Dankes-Mails.

• SMTP AUTH (Basic Authentication): In Exchange Online ist die SMTP-AUTH-Client-Submission standardmäßig deaktiviert und Microsoft stellt die Basic Authentication schrittweise ein. Ein zugangsdatenbasierter Versand über Microsoft 365 kann daher ausfallen oder erfordert Sonderfreigaben.
  
  Weitere Informationen zum Thema „SMTP AUTH” finden Sie auch einen Artikel von Microsoft unter folgender URL: https://techcommunity.microsoft.com/blog/exchange/exchange-online-to-retire-basic-auth-for-client-submission-smtp-auth/4114750
  
  
• Sendelimits und Drosselung: Exchange Online wendet auf die Client Submission Sendelimits und eine Drosselung an (zum Beispiel eine begrenzte Anzahl von Nachrichten pro Minute), die für den automatisierten Versand von Benachrichtigungs- und Dankes-Mails nicht ausgelegt sind.
  
  Weitere Informationen zum Thema „Sendelimits” finden Sie auch einen Artikel von Microsoft unter folgender URL:
  https://learn.microsoft.com/en-us/office365/servicedescriptions/exchange-online-service-description/exchange-online-limits#sending-limits
• Port 25 in Microsoft Azure: Wird ein Mail-Server in Microsoft Azure betrieben, blockiert Azure ausgehende Verbindungen über Port 25 standardmäßig für die meisten Abonnementtypen, um Spam zu verhindern. Microsoft hebt diese Einschränkung für Standard-Abonnements nicht auf und empfiehlt stattdessen die Nutzung eines authentifizierten SMTP-Relay-Dienstes. Ein selbst betriebener Mail-Server in Microsoft Azure kann daher nicht direkt über Port 25 versenden.

Für den Versand von Benachrichtigungs- und Dankes-Mails aus snapAddy VisitReport ist ein dedizierter SMTP-Relay-Server (zum Beispiel SendGrid, Brevo oder Mailchimp) die empfohlene und robusteste Option. Ein dedizierter SMTP-Relay-Server ist auf diesen Anwendungsfall spezialisiert und unterstützt SPF und DKIM.

Wenn E-Mails über Microsoft Azure versendet werden müssen, empfiehlt Microsoft einen authentifizierten SMTP-Relay-Dienst anstelle einer direkten Exchange-Online-Übermittlung oder eines selbst betriebenen Servers über Port 25. Azure Communication Services stellt einen E-Mail-Dienst bereit, der E-Mails über SMTP mit Authentifizierung per Microsoft Entra ID versenden kann und mit dem in diesem Artikel beschriebenen Verbindungsweg genutzt werden kann. Die Verbindungsdaten eines solchen Relay-Dienstes hinterlegen Sie in den snapAddy Organisationseinstellungen wie bei jedem anderen SMTP-Relay-Server.

Ist die Verbindung über SMTP sicher?

Der Verbindungsaufbau von snapAddy zu Ihrem E-Mail-Server über SMTP ist durch moderne Verschlüsslungsverfahren abgesichert: snapAddy unterstützen alle gängigen Standards für verschlüsselte SMTP-Verbindungen (SSL/TLS und STARTTLS) und die von Ihnen hinterlegten SMTP-Zugangsdaten werden ebenfalls verschlüsselt gespeichert. Ein Verbindungsaufbau über SMTP ist Standard bei allen modern SMTP-Relay-Servern.

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