Den vollständigen Einladungsvorgang, manuell und per Excel-Datei, beschreibt der Artikel Wie lade ich Benutzer in die Organisation ein?
Was ist eine benutzerdefinierte Nachricht bei Benutzereinladungen?
Eine benutzerdefinierte Nachricht ist ein frei formulierter Text, der in der Einladungs-E-Mail an die eingeladenen Personen erscheint. Die benutzerdefinierte Nachricht ergänzt die Standard-Einladung von snapAddy, ersetzt sie aber nicht.
Im Einladungsdialog trägt das Feld die Bezeichnung Benutzerdefinierte Nachricht. Der Hinweistext darunter lautet: „Eigene Nachricht hinzufügen die in den Einladungs-E-Mails erscheinen wird.“
Warum lohnt sich eine benutzerdefinierte Nachricht in Einladungs-E-Mails?
Eine benutzerdefinierte Nachricht macht die Einladung glaubwürdiger und senkt so das Risiko, dass Empfänger die Einladungs-E-Mail für Spam halten. Eine höhere Vertrauenswürdigkeit erhöht die Annahmequote beim ersten Versuch und reduziert den Aufwand für Erinnerungen und Nachfragen in der Administration.
Bewährt haben sich kurze Nachrichten, die den Absender, den Anlass und den nächsten Schritt nennen, zum Beispiel den Namen der Organisation und den Zeitpunkt, ab dem snapAddy genutzt werden soll.
Wie fügen Sie eine benutzerdefinierte Nachricht zu einer Benutzereinladung hinzu?
Sie fügen die benutzerdefinierte Nachricht im Einladungsdialog hinzu, den Sie in den Einstellungen unter „Benutzer & Lizenzen“ über die Schaltfläche Benutzer einladen öffnen. Solange der Einladungsdialog geöffnet ist, können Sie die benutzerdefinierte Nachricht jederzeit anpassen oder wieder entfernen.
Wie öffnen Sie den Einladungsdialog?
- Öffnen Sie in den Einstellungen den Bereich Benutzerverwaltung und dort Benutzer & Lizenzen.
- Klicken Sie auf Benutzer einladen.
- Wählen Sie Manuell oder Excel-Datei hochladen und erfassen Sie die Personen, die Sie einladen möchten.
Wo finden Sie das Feld „Benutzerdefinierte Nachricht“?
Das Feld Benutzerdefinierte Nachricht finden Sie im Einladungsdialog in dem Schritt, in dem Sie auch die Sprache der Einladungs-E-Mail festlegen, oberhalb der Schaltfläche Weiter. Klicken Sie auf + Eigene Nachricht hinzufügen, um das Eingabefeld zu öffnen.
Wie speichern Sie die benutzerdefinierte Nachricht?
Geben Sie Ihren Text in das Eingabefeld ein und klicken Sie auf Speichern. Danach setzen Sie den Einladungsvorgang mit Weiter fort und vergeben wie gewohnt Lizenzen und Rollen.
Wie ändern oder entfernen Sie eine benutzerdefinierte Nachricht?
Solange der Einladungsdialog geöffnet ist, öffnen Sie das Eingabefeld erneut, passen den Text an und klicken auf Speichern. Über das Papierkorbsymbol im Eingabefeld entfernen Sie die benutzerdefinierte Nachricht wieder, mit Abbrechen verwerfen Sie die letzte Änderung. Bereits versandte Einladungs-E-Mails lassen sich nicht nachträglich ändern: Eine korrigierte Nachricht erreicht die Empfänger erst mit einem neuen oder erneut versandten Einladungsvorgang.
Welche Einschränkungen gelten für die benutzerdefinierte Nachricht?
Die benutzerdefinierte Nachricht ist reiner Text: Formatierungen und Platzhalter unterstützt das Eingabefeld nicht. Die benutzerdefinierte Nachricht gilt für alle Personen, die Sie im selben Einladungsvorgang einladen. Wenn verschiedene Personengruppen unterschiedliche Texte erhalten sollen, legen Sie mehrere Einladungsvorgänge nacheinander an und hinterlegen Sie pro Vorgang eine eigene Nachricht.
Wo erscheint die benutzerdefinierte Nachricht in der Einladungs-E-Mail?
Die benutzerdefinierte Nachricht erscheint in der generierten Einladungs-E-Mail oberhalb der Schaltfläche, mit der die eingeladene Person ein Konto anlegt und der Organisation beitritt. Die übrigen Bestandteile der Einladungs-E-Mail bleiben unverändert.
Warum steht die benutzerdefinierte Nachricht nicht zur Verfügung?
Die benutzerdefinierte Nachricht steht nur zur Verfügung, wenn in den Einstellungen Ihrer Organisation die Einladungs-E-Mails aktiviert sind. Ohne aktivierte Einladungs-E-Mails versendet snapAddy keine Einladung, in die eine benutzerdefinierte Nachricht aufgenommen werden könnte.
Hinweis: Prüfen Sie die Einstellungen zu Einladung und Onboarding Ihrer Organisation, wenn das Feld Benutzerdefinierte Nachricht im Einladungsdialog fehlt.
Welche Fragen stellen sich häufig im Anschluss?
Wie laden Sie Benutzer in die Organisation ein?
Benutzer laden Sie auf zwei Wegen ein: manuell über die Eingabe von E-Mail-Adressen oder per vorbefüllter Excel-Datei. Beide Wege führen Sie durch die Zuweisung von Lizenzen und Rollen. Die vollständige Anleitung finden Sie im Artikel Wie lade ich Benutzer in die Organisation ein?
Wie senden Sie eine Einladung an ausstehende Personen erneut?
Filtern Sie die Benutzerübersicht nach dem Status „Ausstehend“, markieren Sie die betroffenen Personen und wählen Sie „Einladung erneut senden“. Die Schritte im Detail beschreibt der Artikel Erneute Einladung ausstehender Personen
Was tun, wenn die Einladungs-E-Mail nicht ankommt?
Prüfen Sie zuerst den Spam-Ordner und die Schreibweise der E-Mail-Adresse, danach die Zustellregeln in Ihrem Unternehmen. Weitere Hinweise finden Sie im Artikel Ich habe die Einladungs-E-Mail nicht erhalten
Wo verwalten Sie Benutzer und Lizenzen?
Benutzer und Lizenzen verwalten Sie in den Einstellungen im Bereich „Benutzer & Lizenzen“. Dort sehen Sie verfügbare Lizenzen, vergebene Lizenzen und den Status aller Personen. Einen Überblick gibt der Artikel Benutzerverwaltung „Benutzer & Lizenzen“
Falls Sie noch Fragen haben, kontaktieren Sie gerne support@snapaddy.com oder Ihren Customer Success Manager.