Ein neues Meeting legen Sie am schnellsten an, indem Sie im Kalender auf die gewünschte Uhrzeit doppelklicken: Der Dialog öffnet sich und Datum, Uhrzeit und Organisator (Punkt 2) sind bereits vorausgewählt. Alternativ klicken Sie auf Meeting erstellen. Um ein bestehendes Meeting zu bearbeiten, klicken Sie es im Kalender an.
In beiden Fällen stehen Ihnen die folgenden Eigenschaften zur Verfügung:
- Titel: Wählen Sie einen aussagekräftigen Namen für Ihr Meeting.
- Datum, Uhrzeit und Organisator: Legen Sie das Datum sowie Beginn und Ende des Meetings fest. Die Zeitzone des Events wird Ihnen dabei angezeigt.
Hinweis: Meetings sind auf einen Tag begrenzt: Je nach Berechtigung kann der Organisator der Benutzer sein, der das Meeting erstellt, oder ein anderer Benutzer der Organisation. - Anzahl der Teilnehmer: Geben Sie die Anzahl der Personen an, die an dem Meeting teilnehmen werden, einschließlich externer Teilnehmer. Wenn Sie eine Ressource für dieses Meeting auswählen, werden Sie darüber informiert, ob die maximale Kapazität zur Anzahl der Teilnehmer passt.
- Teilnehmer (optional): Über Teilnehmer hinzufügen können Sie zusätzliche Informationen zu den Teilnehmern angeben, z. B. Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse.
Hinweis: Die Anzahl der Teilnehmer (wie in 3 angegeben) muss nicht mit der Anzahl der Einträge hier übereinstimmen, da detaillierte Informationen zu allen Teilnehmern zum Zeitpunkt der Buchung möglicherweise noch nicht verfügbar sind. - Ressource (optional): Sie haben die Möglichkeit, dem Meeting für den angegebenen Zeitraum eine Ressource zuzuweisen. Dabei sehen Sie direkt die Kapazität und Verfügbarkeit der Ressource. Über Ändern oder Ressource entfernen passen Sie die Auswahl jederzeit an. Eine zugewiesene Ressource steht in diesem Zeitraum nicht für andere Meetings zur Verfügung.
- Speichern: Übernehmen Sie Ihre Eingaben mit Speichern. Beim Bearbeiten eines bestehenden Meetings können Sie es über Löschen auch entfernen.
Auch nach dem Erstellen können Sie alle oben genannten Eigenschaften jederzeit nach Bedarf ändern.
Tipp: Der Organisator des Meetings erhält eine Bestätigungs-E-Mail mit einer .ics-Datei. So kann das Meeting dem eigenen Geschäftskalender hinzugefügt werden. Wird das Meeting bearbeitet oder gelöscht, erfolgt ebenfalls eine Benachrichtigung per E-Mail.