Was ist snapAddy VisitReport Meetings?
snapAddy VisitReport Meetings ist die Terminplanung innerhalb eines VisitReport-Events: Benutzer planen Besprechungen, buchen Ressourcen wie Räume oder Equipment und hinterlegen Teilnehmerinformationen. VisitReport Meetings steht im VisitReport Dashboard und in der VisitReport App zur Verfügung.
Hinweis: Die Funktion Meetings muss zunächst im Event aktiviert werden, bevor Benutzer Meetings anlegen und Ressourcen buchen können.
Welche Funktionen bietet der Meeting-Kalender im Dashboard?
Der Meeting-Kalender zeigt alle geplanten Meetings eines Events und ist die zentrale Arbeitsfläche für Planung und Änderungen. Sie öffnen ihn im Event über den Bereich "Meetings: Kalender".
- Meetings über die Schaltfläche Meeting erstellen anlegen und bestehende Meetings bearbeiten
- Tab Meetings für die Terminansicht und Tab Ressourcen für die Auslastung von Räumen und Equipment
- Navigation über das Datum sowie Zoomstufen für kürzere oder längere Zeitfenster
- Filter auf einzelne Ressourcen, um nur die relevanten Spalten anzuzeigen
- Meetings per Drag and Drop in die Spalte der gewünschten Ressource legen
- Ressourcen lassen sich immer nur für ein Meeting zur selben Zeit buchen, Doppelbelegungen sind damit ausgeschlossen
Welche Möglichkeiten bietet VisitReport Meetings in der App?
In der snapAddy VisitReport App sehen Benutzer ihre Meetings mobil und starten daraus direkt einen Report. Die Meetings-Ansicht listet die Termine eines Tages mit Uhrzeit, Dauer, Anzahl der Teilnehmer und gebuchter Ressource.
- Suche über die geplanten Meetings
- Meeting-Details mit Zeitraum, Organisator, gebuchter Ressource inklusive Ausstattung und Teilnehmerliste
- Report direkt aus dem Meeting starten: Die hinterlegten Teilnehmer werden automatisch in den Report übernommen
- Meetings mobil bearbeiten, sofern die Berechtigung dafür vorliegt
Wie steuern Sie Zugriff und Zeiträume für Meetings?
Zugriff und Zeiträume steuern Sie in den Meetings-Einstellungen des jeweiligen Events. Damit legen Sie fest, wer Meetings anlegen darf und wann Meetings gebucht werden oder stattfinden können.
- Berechtigungen: Auf der Seite "Meetings: Zugriff" bestimmen Sie, welche Benutzer Meetings anlegen und bearbeiten dürfen
- Zeitraum für Buchungen: begrenzt, in welchem Zeitraum Benutzer Meetings anlegen und ändern dürfen
- Zulässige Termine für Meetings: begrenzt die Tage und Uhrzeiten, an denen Meetings stattfinden dürfen
Wie übernehmen Sie Outlook-Termine in VisitReport Meetings?
Mit dem Add-in VisitReport Meetings für Outlook übertragen Sie bestehende Outlook-Termine direkt in den VisitReport-Kalender. Datum, Uhrzeit und Teilnehmerliste werden übernommen, zusätzlich buchen Sie Event-Ressourcen wie Messebesprechungsräume.
Welche Fragen stellen sich häufig im Anschluss?
Wie kann ich Meetings erstellen und bearbeiten?
Meetings erstellen und bearbeiten Sie auf der Seite "Meetings: Kalender" Ihres Events. Beim Anlegen legen Sie unter anderem Titel, Datum, Organisator, Anzahl der Teilnehmer und Ressource fest. Wie kann ich Meetings erstellen und bearbeiten?
Wie erstelle ich Ressourcen für Meetings?
Ressourcen legen Eventkuratoren, Eventmanager und Admins im Event unter "Meetings: Ressourcen" an. Ressourcen können zum Beispiel Räume oder Equipment repräsentieren. Wie erstelle ich Ressourcen für Meetings?
Welche Berechtigungen kann man für Meetings konfigurieren?
Auf der Seite "Meetings: Zugriff" legen Sie fest, welche Benutzer Meetings anlegen und bearbeiten dürfen. Voraussetzung ist, dass diese Benutzer das Event auch sehen können. Welche Berechtigungen kann man für Meetings konfigurieren?
Wie kann ich einschränken, wann Meetings stattfinden dürfen?
Die zulässigen Tage und Uhrzeiten stellen Sie im Event unter "Meetings: Einstellungen" im Block "Zulässige Termine für Meetings" ein. Wie kann ich einschränken, wann Meetings stattfinden dürfen?
Wie kann ich einschränken, wann Benutzer Meetings erstellen und bearbeiten dürfen?
Den Zeitraum für Buchungen legen Sie unter "Meetings: Zugriff" fest. So öffnen Sie Buchungen zum Beispiel einen Monat vor der Messe und schließen sie wenige Tage vor Messebeginn. Wie kann ich einschränken, wann Benutzer Meetings erstellen und bearbeiten dürfen?
Wie verwendet man VisitReport Meetings für Outlook?
Das Add-in finden Sie auf der Microsoft AppSource-Seite. Sie starten es in den Termindetails über das Menü mit den drei Punkten und übertragen den Termin anschließend in den gewünschten Event. Wie verwendet man VisitReport Meetings für Outlook?
Falls Sie noch Fragen haben, kontaktieren Sie gerne support@snapaddy.com oder Ihren Customer Success Manager.